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„Selbst aufbauen“

Sie haben eine konkrete Vorstellung, wie eine Engagementplattform für Ihre lokalen Gegebenheiten aussehen und welche Funktionen sie haben soll? Sie haben Begeisterung, Zeit und Kapazitäten zu einer eigenen Entwicklung? Dann können Ihnen passende Fragen und ein paar Erfahrungen aus unserer Plattformentwicklung hilfreich sein.

Bei den folgenden Überlegungen gehen wir davon aus, dass der grundlegende Rahmen einer Engagementförderung und -vermittlung bzw. die Zusammenarbeit mit Vereinen und Organisationen gegeben ist, wie sie Freiwilligenagenturen, Ehrenamtsbörsen oder Ehrenamtsbüros in einer Kommune praktizieren. Bei den Fragen und Hinweisen haben wir dies trotzdem mit aufgeführt.

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Zeitlicher Rahmen

Eine möglichst genaue Planung des zeitlichen Rahmens ist die Basis auf dem Weg zu Ihrer eigenen Engagementplattform. Ein guter Zeitplan sollte jederzeit erkennen lassen, wo man aktuell steht, wo es vielleicht länger dauert und man Anpassungen vornehmen muss. Um die Dauer der einzelnen Aufgabenbereiche möglichst korrekt einschätzen zu können, stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wann soll die Plattform an den Start gehen?
  • Muss noch ein Förderantrag gestellt werden oder sind finanzielle Mittel vorhanden?
  • Wie viel Zeit benötigen konzeptionelle Überlegungen und Planungen?
  • Wird Zeit für die Suche nach Gestalter:innen und/ oder IT-Dienstleiter benötigt?
  • Wie viel Zeit benötigt die Gestaltung und Abstimmung des Grundlayouts
  • Wie viel Zeit benötigt die Programmierung und technische Umsetzung?
  • Gibt es schon Engagementangebote in einer Datenbank oder müssen diese erst entwickelt und eingepflegt werden?
  • Welche Partner sollen einbezogen werden und welchen Vorlauf braucht es dafür?

Konzeptionell

Zur Umsetzung der Website brauchen Sie ein Konzept. In diesem „Bauplan“ sollten alle Ziele und Inhalte Ihres Vorhabens bedacht und abgesteckt sein. Vor allem sollten sie auch über die reine Entwicklung der Plattform hinaus gehen.

Folgende Fragen sind hierfür zielführend:

  • Welche Zielgruppen wollen Sie mit Ihrer Plattform (besonders) erreichen?
  • Welche Funktionen und Features soll sie bieten? Wie kann optimale Nutzerfreundlichkeit erreicht werden?
  • Was ist besonders wichtig für die Zielgruppen? (z.B. sollen Kurzzeitengagements besonders hervorgehoben werden, welche Rolle sollen Fotos & Videos spielen, wie ausführlich soll ein Wissensbereich gestaltet werden, ist eine Registrierung von Organisationen sinnvoll und notwendig, würde ein Chat-Tool Sinn machen etc.)
  • Wie kann Barrierefreiheit umgesetzt werden?
  • Soll die Plattform oder einzelne Teile mehrsprachig angeboten werden?
  • Wie wird die Plattform bekannt gemacht, welche Kanäle zur Öffentlichkeitsarbeit sollen genutzt werden?
  • Wie kann die Plattform möglichst breit lokal verankert werden, welche Partner und Botschafter:innen können dafür gewonnen werden?

Finanziell

Zur finanziellen Planung sind sowohl einmalig zu erwartende Kosten zu berücksichtigen sowie Kosten im Anschluss und für den laufenden Betrieb einer Engagementplattform.

Entwicklungskosten bis zum Start:

  • Honorar für Design/ Gestaltung der Plattform und ggf. begleitender Produkte zur Öffentlichkeitsarbeit
  • Personal oder Honorar für Gesamtkoordination, zur konzeptionellen Entwicklung, Texterstellung und redaktionelle Arbeiten bis zum Start
  • Personal für die Zusammenarbeit und Beratung von Vereinen und Organisationen bei der Erstellung von Engagementangeboten, zur Nutzung der Plattform und zur Zusammenarbeit mit Freiwilligen
  • Programmierung, Hosting und IT-Dienstleistungen
  • Kosten für die zugrundeliegende Datenbank (in Halle: freinet-online), ggf. Entwicklungskosten
  • Fotograf, Fotokauf, ggf. für Erstellung von Videos
  • Technikinvestitionen, wenn nicht vorhanden (PC/ Laptop, Smartphone, Fotoapparat, Lizenzen für Bildbearbeitung, evtl. Chat-Tool etc.)

Laufende Kosten im Anschluss:

  • Personal oder Honorar für die Gesamtkoordination, Redaktion und Weiterentwicklung der Plattform
  • Personal für die Zusammenarbeit und Beratung von Vereinen und Organisationen bei der Erstellung von Engagementangeboten, zur Nutzung der Plattform und zur Zusammenarbeit mit Freiwilligen sowie zur Kommunikation mit interessierten Freiwilligen
  • Personal oder Honorar für begleitende Öffentlichkeitsarbeit/ Social Media
  • Kosten für den Betrieb der zugrundeliegenden Datenbank (in Halle: freinet-online)
  • Hosting der Plattform/ Betriebskosten, laufender IT-Service

Personell & Knowhow

Zur Gestaltung und technischen Entwicklung sowie dem Betrieb der Engagementplattform mitsamt ihrer Peripherie bedarf es verschiedener personeller Fähigkeiten. Folgende Aufgabenbereiche sollten abgedeckt bzw. genannte Kompetenzen vorhanden sein:

  • Konzeptionelle Kompetenzen und Gesamtkoordination, Finanzcontrolling
  • Technisches Grundverständnis zur Abstimmung mit IT-Dienstleiter
  • Beratung von Vereinen und Organisationen zur Zusammenarbeit mit Freiwilligen sowie zur Erstellung attraktiver Engagementangebote und technische Nutzung der Plattform (Registrierung, online-Bearbeitung der Angebote)
  • Beratung/ Kommunikation mit interessierten Freiwilligen zu Fragen rund um das Engagement
  • Öffentlichkeitsarbeit/ Social Media rund um die Plattform bzw. für freiwilliges Engagement vor Ort

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